beMatrix ontwikkelt en produceert modulaire standenbouwsystemen die wereldwijd worden ingezet voor beurzen en evenementen. Door groei en uitbreiding van het productassortiment nam de hoeveelheid productinformatie sterk toe. Met teams in meerdere regio’s en informatie in zeven talen werd het beheren van die data bovendien steeds tijdrovender en foutgevoeliger. Daarom ging bematrix op zoek naar een oplossing, die het bedrijf uiteindelijk bij Bravx bracht.
Het ERP-systeem waarmee we werkten bood onvoldoende mogelijkheden om productdata centraal te beheren’, aldus Katrien De Keyser, Data Manager bij bematrix. ‘Dit zorgde voor de nodige uitdagingen voor onze marketingafdeling, zoals de website up-to-date houden en prijslijsten opzetten. Daarom focusten we in eerste instantie op een specifieke oplossing voor marketing. Uiteindelijk kwamen we uit bij Perfion, een PIM-systeem dat bedrijfsbreed kon worden ingezet en verdere groei mogelijk zou maken. Als wereldwijde speler hebben we teams in verschillende regio’s zitten die allemaal met dezelfde actuele productdata moeten kunnen werken. Daarnaast beheren we onze productinformatie in zeven talen; in de toekomst komen daar mogelijk nog talen bij. Daarom zochten we een systeem dat met ons mee kon groeien. Perfion bood die flexibiliteit. De mogelijkheid om het systeem zelf te beheren en volledig naar onze wensen in te richten, sprak me bovendien direct aan.
Omdat Bravx dé Perfion-partner in België is, gaf dat ons het vertrouwen om samen met hen in zee te gaan. Dat vertrouwen werd tijdens de samenwerking alleen maar bevestigd. Door middel van workshops en stapsgewijze sprints zijn we aan de slag gegaan. Daardoor konden we onze productdata stap voor stap optimaliseren en gingen we goed voorbereid live. Begin dit jaar zijn we van Navision overgegaan naar de cloudoplossing van Business Central; met Perfion waren we twee maanden eerder live gegaan. Dat was een bewuste keuze. Zo konden we bepaalde uitdagingen al tackelen vóór de livegang met Business Central, waardoor de uiteindelijke overstap veel soepeler verliep.
Waar productinformatie voorheen over verschillende systemen verspreid stond, waaronder ons ERP-systeem, Excel, onze website en InDesign, werken we nu vanuit één centrale bron: een echte “single source of truth”. Alle productdata wordt beheerd in Perfion en vormt de basis voor catalogi, datasheets, prijslijsten en andere uitingen. Daardoor werken collega's in verschillende landen en regio's altijd met dezelfde actuele informatie, ongeacht de taal waarin ze werken. Dat zorgt niet alleen voor efficiëntie, maar ook voor consistentie richting klanten wereldwijd.
Gegevens hoeven nog maar op één plek aangepast te worden, waarna wijzigingen automatisch worden doorgevoerd. Dat bespaart veel tijd, verkleint de kans op fouten aanzienlijk en neemt het mind-killing handwerk weg. De oplossing vormt een sterke basis voor verdere digitalisering en groei en biedt ons meer controle over onze data en processen.
Perfion is een intuïtief programma. Het zit heel logisch in elkaar en is volledig aanpasbaar. Je kunt het volledig naar je eigen processen en behoeften inrichten. Een voorbeeld: je kunt het zicht van je scherm aanpassen, zodat je enkel de velden ziet die jij nodig hebt. Zo hebben de meeste afdelingen een specifiek ingericht dashboard, toegespitst op hun werkzaamheden. Wil je een extra veld toevoegen? Dan maak je een nieuw veld aan, in lijn met je eigen business. Je kunt het echt aanpassen naar je eigen noden, het is superflexibel. Het feit dat je bijvoorbeeld de omschrijving van een artikel aanpast, en die wijziging vervolgens overal automatisch wordt doorgevoerd, is de grootste win-win.
De samenwerking met Bravx was een wisselwerking. Ik heb een achtergrond in programmeren en heb daardoor veel zelf kunnen doen, maar ik heb ook veel hulp gehad. Zonder Bravx had ik dit absoluut niet gekund. Ik heb mijn eigen manier van werken en programmeren. Dat wil niet zeggen dat dit altijd de beste manier is. De mensen van Bravx dachten met me mee waar het anders, sneller, beter kon. Ze staan voor je klaar als je een vraag hebt of vastloopt, de service naar de klant toe is echt super. Ook fijn: er zijn verschillende manieren om ze te contacten: via de mail, telefoon of onze Teams-groep. Loop ik ergens in vast, dan krijg ik dezelfde dag nog een antwoord. Die korte lijntjes zijn erg prettig. Nu alles staat, houdt onze samenwerking niet op. We zijn op dit moment aan het kijken hoe we Perfion kunnen uitrollen naar een Amerikaans dochterbedrijf van bematrix.
Mijn advies aan organisaties die een vergelijkbaar traject overwegen? Wees niet bang om zelf met de nieuwe oplossing te experimenteren. Gebruik de testomgeving, probeer ideeën uit en leer het systeem kennen. Hoe meer je zelf kunt, hoe beter je de oplossing verder kunt ontwikkelen, samen met Bravx. Die wisselwerking maakt de samenwerking extra waardevol.